Özellikle iş hayatında e-posta (mail) atmanın kuralları, dikkat edilmesi gereken düzeni, yazı fontu, puntosu konu satırı gibi özellikleri var. İş yaşamında bu kurallar fazlasıyla önem arz ediyor. Bu kurallardan şimdilik sadece konu satırının önemini, nasıl olması gerektiğini, nasıl yazılması gerektiğini, ideal uzunluğunu, dikkat edilmesi gerekenleri yazacağım.
Konu Satırı
Hepimiz daha önce konu satırı boş olan mailler almışızdır. Tabi konu satırı “Merhaba, Acil, Bakar mısınız, İş, Rica” gibi olan mail alanlarınız da olmuştur. Mailin ne içerdiği hakkında bilgi sahibi olmanın imkansızdır. Konu satırı boş ya da tek sözcükten oluşan mailler karşı tarafı yorar, alacağınız aksiyonu engelleyebilir. Bu da profesyonel yaşamda sizin için bir takım sıkıntılar doğurur.
Etkili, anlaşılır ve geri dönüş oranı yüksek e-posta yazmanın anahtarı konu satırıdır. Etkili bir konu başlığıyla yazılmış bir e-postayı, kötüye nazaran 3 kat daha çabuk algılayıp cevaplarız. Etkili bir konu satırı; basit, anlaşılır ve sade olmalıdır.
Konu Satırını Sınıflandırmak
Evinize gelen zarfları düşünün. Sadece zarfın şeklinden bile fatura, tebligat, kişisel bir gönderi ya da reklam olduğunu anlayabiliyoruz. Aynı şekilde iyi yazılmış bir konu satırı, e-postayı alan kişiye e-postanın içeriği gösterir. Alıcı içeriği daha kolay anlar ve daha hızlı eyleme geçer .Öyleyse “Etkili bir konu satırı nasıl yazılır, ideal uzunluk ne olmalıdır?” gibi soruların cevabına geçelim.
- E-Postanız için kategori kelimeleri kullanın, yani e-postanızı kategorilendirin. Örneğin;
- Aksiyon: e-postayı alan kişiye “sizden beklediğim bir iş var” mesajı verir.
- İstek: e-postayı alan kişiye “sizden yapmanızı istediğim bir iş var.” mesajı verir. Aksiyon kategorisinden farkı bu kelimeyi ekip lideri, müdür, yönetici gibi unvanlara sahip kişilerin kullanmasıdır.
- Bilgi: genelde yetkililere atılan e-postalarda kullanmak yerinde olacaktır. Çünkü “bir iş ya da onay yok sadece sizi bilgilendiriyorum.” mesajını içerir.
- Onay: yine alıcıya “e-postanın içeriğinde belirttiğim konuyu onaylamanı bekliyorum.” mesajı verir.
- E-postanız içeriğine özel mesaj içersin. Yani spesifik olsun. “Muhasebe, Finans, Yardım Raporu, Fax … vb. konu başlıkları yeteri kadar açık ve anlaşılır olmayacaktır.
- “Belirlediğiniz konu satırını ne kadar uzun tutarsanız maili alan kişinin dikkati okurken o kadar dağılacaktır.” Örneğin az önce okuduğunuz cümle gibi. Daha anlaşılır bir konu satırı için gazete başlıklarını örnek alabilirsiniz. 4-6 kelime uzunluk, e-postaların konu satırları için idealdir.
2 örnekle bitirelim; ekibinizden bir iş istiyorsunuz;
“Aksiyon: Saha Satış Raporlarını gönderir misiniz?”
Ekip liderinizin ya da yöneticinizin bir bakışta anlayacağı net bir başlık.
“Bilgi: Bilişim Projesi Lansmanı 3 Ocak’a Ertelendi.”
İş yaşamında e-posta yazarken yazı fontları, anlatım dili gibi özelliklere bir başka içerikte değineceğim. Daha fazlası için Atölye Üsküdar’a bekleriz. İsterseniz bizi sosyal medya hesaplarımızdan takip edebilir, fikir ve görüşlerinizi yorum kısmından belirtebilir ve ya bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Dipnot: Bu yazı hazırlanırken, Denizbank Kariyer Eğitim Videolarından faydalanılmıştır.
